Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)(75-100%)

Wir sind ein inhabergeführtes Immobilienunternehmen mit Sitz in Hannover. Wir entwickeln, verwalten und halten eigene Immobilien – langfristig und mit eigenem Kapital. Unsere Projekte reichen von der Gewerbevermietung über Sanierungen bis zu größeren Bauvorhaben in der Innenstadt.

Für unseren Geschäftsführer, Thorsten Kröger, suchen wir eine Assistenz, die den Überblick behält: Terminkalender, Korrespondenz, Unterlagen, Fristen. Am Nachmittag arbeiten Sie mit unserem Projektteam, das ebenfalls direkt der Geschäftsführung zugeordnet ist – Sie sind dort die organisatorische Schnittstelle und halten die Themen für Herrn Kröger und das Team zusammen.

Ihr Tag

Die Stelle hat einen klaren Rhythmus:

• Vormittags arbeiten Sie für die Geschäftsführung: Kalender, Postfach, Vorbereitung von Terminen, Protokolle, Wiedervorlage.
• Nachmittags unterstützen Sie unser Projektteam mit Backoffice-Tätigkeiten: Terminorganisation, Protokolle aus Besprechungen, Unterlagen für Vermietungen.

Sie wechseln also zwischen zwei Welten – aber zu festen Zeiten, nicht im Minutentakt.

Was Sie bei uns tun

• Sie führen den Kalender der Geschäftsführung und bereiten Termine so vor, dass alles Notwendige vorliegt.
• Sie sichten Korrespondenz, sortieren nach Dringlichkeit und formulieren Antworten vor – zunehmend auch eigenständig, wo Sie einschätzen können, dass es passt.
• Sie erstellen Protokolle und Gesprächsnotizen – und halten die Ergebnisse nach, bis sie erledigt sind. Das ist uns wichtiger als das Dokument selbst.
• Sie halten Unterlagen und Ablage in einer Ordnung, in der andere sich zurechtfinden.
• Sie organisieren und koordinieren übergeordnete Themen, wie den Fuhrpark oder den IT-Dienstleister.
• Sie koordinieren Besprechungen des Projektteams mit externen Beteiligten und führen die Aufgabenlisten nach.
• Sie stellen Vertrags- und Vermietungsunterlagen zusammen, versenden sie und behalten Rücklauf und Fristen im Blick.
• Sie korrespondieren mit Versicherungen und Behörden – inhaltlich abgestimmt mit den Projektverantwortlichen.

Was Sie mitbringen…

• Lebensfreude: Sie sind leistungsorientiert, durchsetzungsstark und: gut gelaunt.
• Diskretion: Sie bekommen Einblick in Verträge, Zahlen und Themen, die das Haus nicht verlassen. Darauf muss man sich verlassen können.
• Verlässlichkeit bei Fristen: Bei Ihnen fällt nichts hinten herunter, auch nicht in einer vollen Woche. Sie bringen Aufgaben selbstständig zu einem Abschluss.
• Sicheres Auftreten: Sie sprechen mit dem Handwerker genauso verbindlich wie mit dem Steuerberater.
• Schreibsicherheit: Sie schreiben im Zehnfingersystem, schnell genug, dass Denken und Schreiben im Einklang bleiben.
• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erfahrung in der Immobilienbranche ist willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift – Sie formulieren Korrespondenz selbstständig.
• Sicherer Umgang mit MS 365 sowie aktuellen KI-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in unsere Immobilien- und Projektsysteme einzuarbeiten.

…und was nicht

Damit es keine Missverständnisse gibt: Diese Stelle übernimmt keine Projektleitung und keine direkte Projektarbeit. Sie organisiert, bereitet vor und hält nach – auf hohem Niveau, mit großem Vertrauensvorschuss und mit einem Handlungsspielraum, der mit der Zeit wächst.

Und sie findet im Büro statt: Home-Office bieten wir für diese Position nicht an, weil die Aufgabe Präsenz und direkte Abstimmung erfordert.

Was wir bieten

• Eine Position direkt an der Geschäftsführung, mit entsprechendem Einblick und breitem Aufgabengebiet.
• Ein kleines Team, in dem man sich kennt und in dem Zusagen gelten.
• Feste Arbeitszeiten mit planbarem Tagesablauf, ein Büro direkt an der Oper.
• Eine unbefristete Anstellung und eine Vergütung, die zur Verantwortung passt.
• Eine sorgfältige Einarbeitung – wir besetzen diese Stelle einmal und dann gerne lange.

Ihre Bewerbung

Ein Lebenslauf genügt uns für den Anfang. Wenn Sie einige Sätze dazuschreiben, warum diese Rolle zu Ihnen passt, lesen wir das gerne.

Ihre Daten behandeln wir vertraulich und verwenden sie ausschließlich für dieses Bewerbungsverfahren. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir sie.